Mientras aprovecho esta gris tarde atlántica para limpiar mi buzón de entrada de mails pendientes, entre los que últimamente abundan correos basura ofreciendo remedios para la disfunción eréctil (?), doy con un inspirador artículo publicado el mes pasado por Doug Beizer en Fast Company.
Un reciente estudio dice que el usuario medio ya recibe 18 MB de correos electrónicos y documentos adjuntos al día y se espera que esta cifra crecerá hasta 28 MB para 2011. Ante este panorama muchas compañías han decidido tomar cartas en el asunto. Beizer describe en su artículo tres diferentes soluciones adoptadas por otras tantas compañías para combatir los perniciosos efectos de este incremento del volumen de correos electrónicos que recibimos diariamente.
Una de ellas, Capital One, estima que ahorra hasta 11 días de trabajo por empleado y año mediante un curso de formación que enseña a sus trabajadores, entre otras cosas, cómo identificar los e-mails con títulos relevantes que luego faciliten su localización, o cómo estructurar el cuerpo de texto mediante «bullets» para hacerlo más claro y conciso.
Por su parte, el Union Bank of California calcula que ha conseguido ahorrar 30 minutos por empleado y semana reduciendo el número de comunicados corporativos indiscriminados y limitando su distribución a aquellos usuarios para los que el contenido del mensaje es verdaderamente relevante.
Finalmente, Reuters ha recurrido a una solución de mensajería instantánea para canalizar las «conversaciones» que muchos usuarios mantienen a través de e-mail, lo que además de liberar espacio en los buzones de entrada de los usuarios, añade las ventajas de la comunicación en tiempo real.
Tres ideas a considerar cuando preparemos nuestra lista de buenas intenciones para el nuevo curso.
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